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Você sabe por quanto tempo é necessário guardar os documentos?

A Biccateca tem a solução para colaborar na organização destes documentos, são os Armários de Pastas Suspensas

A má gestão dos documentos pode provocar prejuízos e, por exemplo, até fazer com que seja necessário pagar mais de uma vez por um tributo. Por isso, além de realizar o pagamento, é necessário guardá-los por um período, caso sua apresentação seja exigida no futuro. De acordo com esta legislação brasileira, documentos contábeis e legais devem ser guardados por pelo menos 5 anos. 

No entanto, em alguns casos a recomendação para armazenamento de documentos trabalhistas – como folha de pagamento e registro eletrônico – é de 10 anos, e o arquivamento de comprovantes como o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) pode se estender até 30 anos.

A Biccateca tem a solução para colaborar na organização destes documentos, são os Armários de Pastas Suspensas, eles podem ser com portas duplas ou simples e ainda existe uma variedade de cores para você escolher e combinar com o seu ambiente de trabalho. Esses armários facilitam a vida do seus setores Administrativo ou de Recursos Humanos na hora de armazenar essa documentação.

O prazo para armazenar documentos de forma física varia conforme a especificação do documento, veja abaixo a lista de documentos que, segundo a legislação, devem ser armazenados pelo prazo de 5 anos:

 

Prazo: 2 anos

• Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio;

 

Prazo: 5 anos

• Contribuição previdenciária (GPS);

• Contribuição sindical (GRCSU);

• Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);

• Relação Anual de Informações Sociais (Rais);

• Notas fiscais e recibos;

• Imposto de Renda;

• Programa de Integração Social (PIS);

• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);

• Livros fiscais;

• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);

• Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);

• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);

• Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);

• Declarações DIPJ, DCTF, DACON;

• Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);

• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções.

 

Prazo: 10 anos

• Folha de pagamento;

• Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;

 

Prazo: 30 anos

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)

• Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)

 

Prazo: Indeterminado

• Contrato de Trabalho;

• Livro ou ficha de registro de empregado.

 

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