Você sabe por quanto tempo é necessário guardar os documentos?

A má gestão de documentos pode provocar prejuízos e até levar sua empresa a pagar tributos em duplicidade. Por isso, além de realizar os pagamentos, é fundamental guardar os comprovantes corretamente, respeitando os prazos legais.

De acordo com a legislação brasileira, documentos contábeis e fiscais devem ser armazenados por pelo menos 5 anos. Outros, como folhas de pagamento, por até 10 anos. Já comprovantes de FGTS devem ser guardados por até 30 anos. É aí que entram os armários de pastas suspensas, grandes aliados da organização empresarial.

Armários de pastas suspensas: aliados da organização documental

A Biccateca tem a solução ideal para colaborar na organização de documentos: os armários de pastas suspensas. Disponíveis com portas duplas ou simples, eles oferecem praticidade e segurança no armazenamento de arquivos importantes — especialmente nos setores Administrativo e de Recursos Humanos.

Além da funcionalidade, os armários estão disponíveis em diversas cores, facilitando a integração com o design e a identidade visual da sua empresa. Os armários de pastas suspensas são robustos, fáceis de higienizar e ajudam a manter os arquivos acessíveis e organizados.

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Por quanto tempo guardar cada tipo de documento?

O prazo de armazenamento físico varia conforme o tipo de documento. Veja abaixo:

Prazo: 2 anos

• Termo de rescisão do contrato de trabalho
• Pedido de demissão
• Aviso-prévio

Prazo: 5 anos

• Contribuição previdenciária (GPS)
• Contribuição sindical (GRCSU)
• Recibos de pagamento e controle de ponto
• Caged, Rais, Notas fiscais
• IR, PIS, COFINS, CSLL, ICMS
• Declarações como DASN, DIRF, DIPJ, DCTF, DACON, GIA

Prazo: 10 anos

• Folhas de pagamento
• Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas

Prazo: 30 anos

• FGTS
• GFIP e GRFC

Prazo: Indeterminado

• Contrato de trabalho
• Livro ou ficha de registro de empregado

Por que investir em armários de pastas?

Além de atender às exigências legais, investir em armários de pastas suspensas evita perda de documentos, agiliza a rotina dos setores e melhora a imagem da empresa. Organização é sinônimo de eficiência — e segurança também!